Agent(e), administration et accueil
Horaire : 8h à 17h – 40 heures/semaine
Département : Service à la clientèle
Relève de : Directrice du service à la clientèle
L’agent(e), administration et accueil agit comme premier point de contact pour les visiteurs, clients, fournisseurs et employés.
Il (elle) assure l’accueil à la réception, la gestion des appels téléphoniques, le soutien administratif quotidien ainsi que diverses tâches de coordination visant à assurer le bon fonctionnement des opérations administratives de l’entreprise.
Il (elle) représente l’image professionnelle de l’organisation par son service à la clientèle, son efficacité et son sens de l’organisation.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Accueil et réception
- Accueillir les visiteurs, clients, candidats et fournisseurs avec courtoisie et professionnalisme
- Fournir de l’information générale aux clients, candidats et partenaires, par téléphone ou en personne
- Assurer le contrôle des entrées et sorties des visiteurs selon les procédures de l’entreprise
- Effectuer les suivis administratifs auprès des différentes parties prenantes lorsque nécessaire
- Maintenir la réception et les espaces communs propres et bien organisés
- Recevoir, distribuer et expédier le courrier ainsi que les colis
- Offrir un service courtois et orienté vers les solutions
Gestion des appels téléphoniques
- Répondre aux appels entrants de manière professionnelle
- Filtrer et acheminer les appels aux personnes concernées
- Prendre les messages détaillés et assurer les suivis nécessaires
- Effectuer certaines communications téléphoniques à la demande des gestionnaires
Soutien administratif
- Rédiger, corriger et mettre en forme divers documents, lettres, rapports et formulaires
- Effectuer la saisie de données de commandes, de rapports et autres données dans différents systèmes
- Assister l’équipe des Finances pour la facturation des clients
- Assurer le classement des documents
- Préparer divers documents administratifs et dossiers
- Réserver les salles de réunion et coordonner certains rendez-vous
- Soutenir les gestionnaires dans l’organisation de réunions, formations ou événements
- Participer à l’amélioration des processus administratifs
- Accomplir toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement des opérations chez Imprimerie Ste-Julie
Savoir requis
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, bureautique ou domaine connexe. Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée
- Minimum de 1 à 3 années d’expérience dans un poste similaire
- Expérience en réception, service à la clientèle ou soutien administratif
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Teams)
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Connaissance d’un logiciel de gestion administrative ou ERP (atout)
Savoir-être requis
- Agilité et dynamisme
- Focus client
- Rigueur et souci de la qualité
- Passion et dynamisme
- Engagement et éthique de travail
- Gestion du stress et mode solutions
- Aptitudes relationnelles et travail d’équipe
Savoir-faire
- Être organisé.e, structuré.e et faire preuve d’initiative
- Être soucieux.euse du détail et du travail bien fait
- Dynamisme et entregent
- Savoir communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit